Klachtenprocedure

Begripsbepaling:

Voor de doeleinden van deze procedure wordt onder "klacht" verstaan: een schriftelijke uiting van ontevredenheid van een klant of uitzendkracht over de diensten, handelingen of nalatigheden van Medigo B.V.;

Onder "klager" wordt verstaan: de persoon die een klacht kenbaar maakt;

Onder "klachtenfunctionaris" wordt verstaan: de persoon die is belast met de afhandeling van de klacht.

Doelstelling van de procedure:

Het doel van deze procedure is om een transparante en gestructureerde aanpak te bieden voor de afhandeling van klachten, waarbij we streven naar het vinden van een bevredigende oplossing voor de klager en het voorkomen van herhaling van klachten in de toekomst.

Klachtenfunctionaris:

Medigo zal een klachtenfunctionaris aanwijzen die verantwoordelijk is voor het coördineren en begeleiden van het klachtenafhandelingsproces. De klachtenfunctionaris fungeert als het centrale aanspreekpunt voor klagers en zorgt ervoor dat klachten op een objectieve en tijdige wijze worden behandeld.

Klachtenfunctionaris Medigo B.V.:

Rochelle Crielaard
rochelle@medigo.nl
020-5287388

Stap 1: Indienen van een klacht

Een formele klacht kan schriftelijk ingediend worden per post gericht aan Medigo B.V. t.a.v. Rochelle Crielaard of per e-mail aan rochelle@medigo.nl.

Stap 2: Registratie en documentatie

Zodra een formele klacht is ontvangen, wordt deze onmiddellijk geregistreerd. We zorgen ervoor dat alle relevante details van de klacht worden gedocumenteerd, waaronder de aard van de klacht, de betrokken partijen, de datum van ontvangst en eventuele bijgevoegde bewijsstukken.

Stap 3: Klachtonderzoek

Het uitzendbureau zal een grondig onderzoek uitvoeren naar de ingediende klacht. Dit omvat het verzamelen van alle relevante informatie, zoals communicatie met de betrokken partijen en eventuele beschikbare documentatie. Het doel van dit onderzoek is om de klacht volledig te begrijpen en een gepaste reactie voor te bereiden.

Stap 4: Schriftelijke reactie

Binnen twee weken, na ontvangst van de klacht, zal het uitzendbureau een schriftelijke reactie sturen naar de klager. Deze reactie bevat een duidelijke uiteenzetting van het onderzoek naar de klacht, een evaluatie van de bevindingen en de voorgestelde oplossing(en) indien van toepassing. Tevens wordt de klager geïnformeerd over de te nemen vervolgstappen.

Stap 5: Opvolging en afronding

Na het versturen van de schriftelijke reactie zal het uitzendbureau de nodige maatregelen treffen om de voorgestelde oplossing(en) te implementeren. Hierbij wordt ervoor gezorgd dat de klacht naar tevredenheid van de klager wordt afgehandeld. Het uitzendbureau zal tevens een interne evaluatie uitvoeren om te voorkomen dat soortgelijke klachten zich in de toekomst kunnen voordoen. Uitvloeisel van de opvolging kan zijn dat, na uitvoerige consultatie en met toestemming van klager, het uitzendbureau contact zoekt met de bron/veroorzaker. De inhoud van contact is altijd geanonimiseerd en/of niet herleidbaar naar klager.

Geheimhouding:

Medigo B.V. waarborgt de vertrouwelijkheid en privacy van klagers en andere betrokkenen gedurende het klachtenafhandelingsproces. Alle informatie met betrekking tot de klacht wordt strikt vertrouwelijk behandeld en alleen gedeeld met personen die direct betrokken zijn bij de afhandeling van de klacht.

Klachten behandelen als aanbeveling:

Medigo B.V. beschouwt klachten als waardevolle feedback en zal deze behandelen als een mogelijkheid tot verbetering van onze dienstverlening. Elke klacht wordt zorgvuldig geanalyseerd en gebruikt als input voor het identificeren en implementeren van verbeteringen in onze processen, procedures en interne communicatie.

Belangrijke aandachtspunten:

Klagers worden op de hoogte gebracht van de ontvangst van hun klacht en worden regelmatig geïnformeerd over de voortgang en de geschatte tijdlijnen voor de afhandeling.

Alle betrokken medewerkers van Medigo B.V. zijn verplicht om zich te houden aan de geheimhoudingsvereisten en de privacy van klagers en andere betrokkenen te respecteren.

Klachten worden op een objectieve, eerlijke en onpartijdige wijze behandeld, waarbij alle relevante feiten en omstandigheden zorgvuldig worden beoordeeld.

Klachtenprocedure Medigo B.V. 01-06-2023 V01